Bộ phận quản lý tài liệu phải kịp thời loại bỏ các tài liệu không hợp lệ hoặc lỗi thời khỏi nơi sử dụng để đảm bảo ngăn chặn việc sử dụng sai mục đích và hồ sơ tái chế phải được lưu giữ trong cột ghi chú của mẫu đăng ký đã ban hành.
Đối với các tài liệu đã hết hiệu lực hoặc không còn sử dụng thì cơ quan quản lý tài liệu phải kịp thời rút khỏi trang web sử dụng, bảo đảm phòng ngừa lạm dụng và làm tốt hồ sơ thu hồi trong cột ghi chú trong mẫu đăng ký được cấp.
Các tài liệu đã mất hiệu lực hoặc bị hư hỏng phải được cơ quan quản lý tài liệu thu thập từ chỗ sử dụng trực tiếp để ngăn chặn việc sử dụng sai và thu thập các tài liệu trong bảng ghi nhận đã được phát hành.