Biên bản của từng bộ phận phải rõ ràng, chi tiết, chuẩn mực và phải có chữ ký của người ghi chép, chữ viết rõ ràng, phông chữ đều đặn, không được viết bằng bút chì.
Ghi chép của các bộ phận phải rõ ràng, chi tiết và được người ghi chép ký tên, yêu cầu chữ viết rõ ràng, chữ viết chính xác, không được viết bằng bút chì.
Các bản ghi chép của các bộ phận phải được quy định rõ ràng, chi tiết và ký bởi người ghi chép, yêu cầu chữ viết rõ ràng, chữ viết thẳng, không được viết bằng bút chì