Hồ sơ không được tự ý sửa đổi, nếu dữ liệu gốc cần sửa đổi do lỗi văn thư hoặc lỗi tính toán thì dữ liệu gốc phải gạch ngang, dữ liệu đã thay đổi phải ghi phía trên và đóng dấu hoặc ghi tên. và ngày của người thực hiện thay đổi phải được đóng dấu hoặc ký tên.
Việc điền hồ sơ không được tùy ý thay đổi, nếu muốn sửa đổi dữ liệu gốc do lỗi bút hoặc tính toán, nên dùng gạch đơn gạch bỏ dữ liệu gốc, viết lên dữ liệu đã thay đổi, đóng dấu hoặc ký tên hoặc ngày tháng của người thay đổi.
ghi chép không được thay đổi, nếu dữ liệu gốc bị sửa đổi do lỗi viết hoặc tính toán sai, dữ liệu gốc phải được xóa bằng một thanh đơn, dữ liệu đã thay đổi được viết lên trên, đóng dấu hoặc ký tên và ngày tháng của người đã thay đổi.