Mỗi bộ phận sử dụng văn bản cần lập danh mục tổng quan các văn bản đã ban hành để tiện tra cứu, tránh sử dụng sai mục đích, không ai được đánh dấu, viết chữ, ký hiệu lên văn bản được quản lý.
Các tài liệu sử dụng các bộ phận để thiết lập bảng tổng quan về việc phát hành các tài liệu để cung cấp truy vấn và tránh sử dụng sai và không ai được đánh dấu hoặc viết bất kỳ văn bản, ký hiệu nào trên các tài liệu được kiểm soát.
Các bộ phận sử dụng tài liệu phải tạo ra các bảng tổng quan các tài liệu được phát hành để cung cấp các câu hỏi để tránh sử dụng sai, và không ai có thể đánh dấu hoặc viết bất kỳ văn bản hoặc biểu tượng nào trên tài liệu được kiểm soát.